现代大中型企业秘书实践行为及其特征

进入20世纪市场经济日益竞争的新形势下，大中型企业的工作一开头就遇到前所未有的复杂性、多变性和竞争性。以"办事型"、"事务型"、"秀才型"为标准，选择大中型企业的秘书已远不适应"入世"的瞬息万变的全球化市场经济的发展需要。企业领导迫切需要秘书工作新的模式，价值观念、运作方法、工作机制等都应随之变革。

　　以笔者之见，企业秘书要适应新形势的发展需要，必须具备下列几种特征：一是开放性的活动。在21世纪市场经济的体制下，企业的一切工作，都必须围绕加入世贸组织后的市场需求这个轴心来开展，企业秘书的观念和思维必须按国内外市场变化随事而异，随境而异，不断地吐故纳新，随市场经济意识调整自身行为。今天的市场经济仍是以竞争为其有效动作的内在机制，在竞争中优胜劣汰，促使效率提高，资源配置优化。企业领导人为了本企业的生存、竞争、发展，不得不受市场这个无形的绳索所牵制，按照市场变化疲于为企业提高效益，进行市场预测和市场分析，必须随时调整营销策略。因此，企业秘书不仅要掌握企业内部的生产经营过程及其各阶段的薄弱环节，而且更要将自身思维和行动置于外界（国内外市场），随时参与对外经济活动，及时更新思维行动方式，把握市场动向，收集有效信息，搞好调查研究，为领导及时把握市场形势提供最佳决策，发挥最好的参谋助手作用，使企业领导的经营思路不断变化和拓展。企业领导要为秘书创造及时，主动出击跟踪服务的有利条件，随时让秘书同行参加各种外交活动，让秘书定期地到企业窗口工作，使他们经常处于换脑筋、更新观念的环境中，按市场的脉博去拨动每一根思维神经，做到在企业营销过程中，与领导思维同步、思想统一、思路同轨、决策同谱。二是信息性的服务。

　　在国内、国际市场全球大环境下，企业正面临着良好机遇与挑战和各种机关因素而复杂多变，生产经营战略决策富有更大的挑战性、风险性和灵活性，使领导决策变得更加复杂和困难。因此，企业秘书的信息参谋作用就显得特别重要。从某种意义上讲，信息的参谋作用是企业领导科学决策必不可少的最经济有效迅速的工具，信息的正误直接关系到领导决策水平和后果。所以，如今的企业秘书所从事的工作已不同于简单的办事、办文、办会等一般性工作，而是把信息由企业机关事务向领导决策服务转变，以信息为载体，实现辅佐秘书工作的重要途径。把秘书做好信息工作作为领导参谋协调、催办、督办的基础和手段，将采集到的各种信息进行分析、收集、处理、加工，提出预案，主动为领导决策降低风险度。因此，在新形势下，企业秘书要善于学会利用和发挥内外信息网络的功能和作用，准确领会领导意图，围绕中心工作提出"内容性、综合性、针对性、动态性、经验性、问题性和反馈性"等有深度的高层次信息，进入领导的决策圈，让领导及时知晓，启发领导的正确决策，从而，为领导决策提供满意的辅佐性服务。三是辅佐性的职能。从根本上说，秘书辅佐性决定了秘书工作的重要性，辅佐能力的强弱，是判断一个秘书工作者唯一的合格标准，也是衡量、检验和评价秘书人员综合素质强弱的一个重要方面。故现实要求秘书的辅佐性必须贯穿于实践过程的始终。

　　企业秘书的辅佐力往往是在实践过程中逐步培养起来的，并在具体参与企业的实践活动中体现，而这种辅佐能力又与秘书成长环境密切相关。具体地讲，现代企业秘书的辅佐性也是智能化和事务化的高度统一，过去那种"呈上启下、收收发发、接传电话、写写报报"的事务性辅佐内容，已不能涵蓄现代秘书工作日益重要和纷繁复杂的辅佐性的正直含义。现代企业秘书不仅是企业生产、经营、技术、管理的熟悉者，而且还要具备较强的组织能力、沟通能力、协调能力、督办能力、沟通能力、协调能力、督办能力、应变能力和分析能力，这就对企业秘书的智慧、知识、能力和水准提出了更高的要求。随时以高度的职业敏感，从苗头性、倾向性、超前性问题和诸多表象中，捕捉各种信息，综合分析内外部形势，判断和预测事物发展的趋势，为企业领导提出阶段性工作措施和建议，辅佐领导做好决策指令在执行层的贯彻和落实。通过预见性思考和换位性思维及组织、沟通、协调、督办等能力的发挥、广采信息，拟定预案，反馈指令执行情况，为领导决策的事前、事中、事后做好辅佐性服务，实现企业整体协调统一，政令畅通，高效运作，这已成为当代企业秘书工作重要标志和一切工作的出发点和归属。四是公关性的运作。随着改革开放的深入和市场经济迅猛发展，企业秘书工作由封闭型转向开放型，使秘书活动的领域得以较大的拓展，"内务"与"外事"相互溶合，组成了秘书实践运作公关性的整体内容。从实践的本质特征来看，秘书与公共关系工作具有一致性和相通性。对内，事务处理、接人待物、调查研究、协调左右、沟通纵横，使企业各部门按经营目标同步运转，实现秘书同领导、各部门关系融洽；对外，收集和交流经济信息呈报经验材料，反映主要问题，参与经济与文化交往活动，配合诸如经济信息发布会、产品订货会、庆典会等对外经济活动而进行大量的具体策划和事务工作（会务，传授、反馈、交往），都表现出公关性的浓厚特征。

　　随着"入世"后新的市场经济体制的建立和国内外消费意识的觉醒，企业已经形成了强大的市场压力，市场为买方市场所占领，消费者自主选择，在优胜劣汰的形势下，企业不只是将自己的产品推销给用户工作就完结了，而是要同用户、政府建立一种依赖信任和谋求纵深发展的关系，让政府首肯，公众知晓，用户信赖。因此，这就要求现代企业秘书不仅有较强的语言表达能力、写作能力及敏锐的观察、思考、调研、分析能力，而且还必须有较强的处理人际关系的能力、社会活动能力、干练的办事和熟练的公关技能，将自己的触角随时延伸到政府官员

　　下到内部员工，左到市场用户，右到社会名流。从而，为企业和领导树立良好的形象。五是智能性的群体。新世纪是全球化的信息时代，随着领导工作过转效率的需求，企业工作务实的推进，企业经营由粗放型向集约型转化，进而步入集团化、合资化。没有一个较强智能的秘书群体，就难以适应新形势发展的需要。这就客观要求秘书的层次和素质都要有一个新的突破。从秘书结构来看，必须要具有文、工、商、农和行政、技术、管理、公关等方面的专业人才；从秘书知识要求来看，必须要具有市场学、价格学、预测学、消费心理学、公关学、经济法学、行政管理学、运筹学控制论及现代企业管理和微机应用等知识；从秘书气质性格来看，偏重于"多血质"、"胆汗质"和公关工作女性化，同时应注意异质组合和性格上的互补效应；再就从秘书办文工作来说，传统的办文程度和办文模式必须彻底改革，经济应用文诸如经济合同、项目建议书、立项报告、技术开发报告、经济形势分析、新闻发布稿、企业集团章程、合资、合作协议等文稿的撰拟和处理，已越来越成为企业公务文书的重要内容。同时，随着我国加入世贸组织后，对外经贸业务的扩大和国际交往的增多，政府由微观控制转到宏观调控，企业经营自主权的进一步落实，企业许多工作渗入了外事活动的内容，这些都给秘书结构提出一个新的要求，不仅要具备上述诸多方面的知识和能力，而且必须具有一定的外语水平和处理涉外文书的能力，以适应国际市场日益竞争的需要。