Office超强技巧连载─编辑技巧(四)

　　链接到其他程序
　　智能标记可使我们无需执行相关操作而直接链接到其他应用程序中。比如，输入ctips@cfan.com.cn，会出现超链接设置按钮，这里可以根据需要进行超链接设置。如果按住Ctrl键，并单击邮件地址后，系统会自动打开Outlook或Outlook Express。同样道理，如果输入了一个网页地址后，系统也会同样创建一个这样的超链接，可方便直接转入到IE浏览器中。

　　获取更多智能标记
　　Word仅带有部分智能标记功能。你可单击“其他智能标记”（在“工具”菜单上，单击“自动更正选项”，再单击“智能标记”选项卡）或“检查新操作”（在“智能标记操作”按钮菜单上）前往微软的站点查找新的智能标记和操作。
　　比如在http://office.microsoft.com/china/downloads/2002/dateSTchs.aspx，微软提供了“中文日期智能标记”，它用于在Word2002文档中自动识别多种形式的中文日期并提供相应的快捷操作，如安排会议或约会、设置纪念日、插入农历等（注：其中，安排会议或约会等功能需要Outlook2002的支持。）

　　提供声音反馈
　　智能标记可以在出现时用声音告知用户，使用这一功能除了硬件（声卡）支持外，还必须安装Microsoft Office Sounds。方法是：单击“帮助”菜单中的“网上 Office”命令，搜索“Microsoft Office Sounds”进行安装。然后选中“选项”对话框“常规”选项卡中的“提供声音反馈”复选项，以后所有Office XP程序均可听到智能标记出现时的声音。

　　智能标记的快捷键
　　按组合键Alt+Shift+F10可以打开智能标记菜单，如果当前有多个智能标记，则切换到下一个智能标记并显示其菜单。按↓键选择智能标记菜单中的下一条命令，按↑键选择智能标记菜单中的上一条命令，敲回车则执行选中的命令。

　　“自动版式”智能标记
　　安排PowerPoint幻灯片版式是一件费力的工作，PowerPoint XP的“自动版式”智能标记能大大提高工作效率。例如要将一个图片插入含有文字的文本框，在文本框无法容纳的情况下，“自动版式”功能可以将图片安排到另一张图片的下方，并使上下两张图片自动对齐。同时，“自动版式”智能标记及其选项也会显示出来，可以撤销自动版式或者修改“自动更正”选项。

　　文件快速查找技巧
　　Word可以使用文字或与简单统配符“*”搭配，用来查找含有某些关键字的文件。操作方法是：在Word的“打开”对话框“查找范围”列表内找到目标驱动器或文件夹，若要查找“历史”、“My Documents”、“收藏夹等处的文件，还可以单击对话框左边的按钮直接打开这些文件夹。然后在“文件名”框内输入要查找的关键字（如“报告”、“总结”等），如果使用“打开”对话框进行过多次查找，还可以打开“文件名”下拉列表选择使用过的关键字。必要时还可打开“文件类型”下拉列表，选择要查找的文件类型。完成后单击“打开”按钮，则所有包含查找关键字的文件名均出现在对话框中，如“技改申请报告”、“危房改造报告”等。你只须选中要打开的文件（选中多个文件时要按下Ctrl或Shift键），单击“打开”按钮即可。除此之外，你还可以在“文件名”框内使用通配符“*”查找以某一文字开头或结尾的文件，如“*总结”查找以“总结”结尾的文件，“Win*”查找以“Win”开头的文件等等。和DOS下的宣传品差不多。

　　查找指定文件技巧
　　时间长了，我们对于自己存的文件可能文件名已经忘记了。这时要找到他们可不是很容易的事情。不过，我们完全可以按下Win+E键打开资源管理器，然后按下Ctrl+F键打开搜索对话框，在搜索文件中填入*.doc，然后再在包含文字中输入你还记得的几个单词或一句话，，再单击查找钮就可以很准确方便地查找出你所要的文件来，这一次可得把文件夹Rename成一个容易记忆的名字，这一次可不要再忘记了！

　　快速打开“查找和替换”对话框
　　在状态栏上“录制”按钮前面的任何位置双击鼠标，也可以打开“查找和替换”对话框，而且Word会自动显示“定位”标签，大大方便了操作。

　　快速改变英文字母的大小写
　　为了免去切换输入法的麻烦，我们常常会在文字输入时直接用大写来输入英文，又或者有时在输入文档结束后，发现大小写不一至，如何快速有效的改变英文大小写呢？这里有一个非常有效的方法，在Word中先选取需要更改的英文字母，然后按住Shift键，再按下F3，每按一次F3，便可在首字大写、大写、小写三种模式下进行切换。

　　Word的双击技巧
　　（1）双击横向标尺上的灰色空白区域或竖向标尺的任意位置或页面四角页边距区域，则打开“页面设置”对话框。
　　（2）双击横向标尺上任意一个制表位，则快速打开“制表位”对话框。
　　（3）在任意工具条的空白区域双击，则直接打开“自定义”对话框。
　　（4）将鼠标移到文件左侧成右倾空心箭头状时，或在左侧页面之外灰色区域中双击，则快速选中鼠标所指向的文本段落。
　　（5）将鼠标放在引号之间的任意文本上双击，则选中引号中所有文本（包括引号）。
　　（6）将鼠标放在文本中某个词（中文词语或英文单词）的任意一个字（或字母）上双击，则选中该词。
　　（7）在插入的文本框（图形、图片）等对象上双击，则快速打开“设置文本框格式”（“设置自选图形格式”、“设置图片格式”）等对话框。
　　（8）将鼠标移到垂直滚动条的上端成双向拖拉箭头时双击，则快速将文件窗口一分为二。将鼠标移到两个窗口的分界线处成双向拖拉箭头时双击，则取消对窗口的拆分。
　　（9）在状态栏右侧“中文（中国）”上双击，则打开“语言”设置对话框。
　　（10）在“页面视图”和“Web版式视图”中，在文件空白区域双击，则将光标定位到该位置，实现即点即输功能。
　　（11）在菜单上双击，则将→所有隐藏命令都将全部显示出来。
　　（12）如果文件添加了页眉（页脚），将鼠标移到页眉（页脚）处双击，则激活页眉（页脚），进行编辑。
　　（13）当工具条成浮动状态时，在其标题栏上双击，则工具条快速返回原来位置（窗口周边）。
　　（14）选择“文件”→“新建”，启动“任务窗格”，在其标题栏上双击，则“任务窗格”会成浮动状，如果现次双击，则会复原。
　　（15）双击工具栏上的“格式刷”按钮，可以反复使用格式刷，再次单击该按钮或按Esc键，则取消该功能。
　　（16）在标题栏或垂直滚动条下端空白区域双击，则窗口在最大化和原来状态之间切换。

　　快速打开“宏录制”对话框
　　双击状态栏上的“录制”按钮可以打开“宏录制”对话框。

　　快速执行修订功能
　　双击状态上的“修订”按钮即可快速打开或关闭修订功能。在未处于修订状态时，“修订”按钮显示为浅灰色，而且当我们在状态栏上的“修订”按钮上右击鼠标时，会出现所示的快捷菜单，大大方便了我们的操作。

　　选择单/多个字技巧
　　将光标移到要选择的文字左（右）边，按住左键拖到该文字的右（左）边即可；将光标移到要选择的文字左（右）边，再按住Shift键的同时，按右（左）方向键即可选择。

　　利用Insert键进行复制操作
　　剪切、复制、粘贴是编辑Word文档时常用的操作，你知道吗？Insert也可以完成粘贴的功能哦。选择菜单工具--选项，在编辑标签中，勾选其中的"用INS键粘贴"，接下来你只要在粘贴时直接按下Insert即可了。

　　如何选中多处文本
　　Word XP提供了两种新的选中多处文本的方法。首先可以使用“样式和格式”窗格：只要你选中其中的某种样式，单击其右边的下拉按钮，选择菜单中的“选择所有XX实例”，则文档中应用这种格式的所有文本均被选中。你就可以对它们执行删除或修改等操作。
　　其次可以单击“编辑”菜单中的“替换”命令打开对话框：如果你想知道某个单词使用的频率，可以选中“高亮度显示查找到的内容”项，然后单击“查找全部”按钮。Word XP就会显示“找到XX个与此条件匹配的项”，并将所有符合条件的内容选中。

　　Word里的快捷方式
　　在Word里，如果想更快地剪切并且复制句子，把光标定位在相应的段落中并且按下Alt+Shift键。现在使用上下光标键就可以调整选中的区域了。另外使用上下光标键将改变所选中文本的效果。

　　快速选中词
　　只要将鼠标放在要选择的词的任一字上双击鼠标左键即可选中该词；如果住住Ctrl键，再将鼠标放在要选择的词的任一字上双击鼠标，可以选中不相邻的多个词。

　　快速选中一句话
　　按住Ctrl键不松开，用鼠标左键点该句（句号与句号之间）任一位置，即可选中这句话。

　　快速选中一行文字
　　只要将鼠标移到要选择的行左边等到鼠标变成向右的空心箭头时，单击鼠标左键即可；还可以将光标移到要选择的行首，按Shift+End键可选中该行；把光标移到要选择的行尾，按Shift+Home键也可选中该行；将光标移到要选择的行首（尾），先按住Shift键，然后再按向下（上）的方向键；同时按住Ctrl+Alt键单击鼠标左键，可选中鼠标单击位置到行首的文本。

　　选择相邻行多行文字
　　将鼠标移到要选择的第一行的左边，等到鼠标变成向右的空心箭头时，按住鼠标左键拖动到要选择的最后一行即可。

　　选择不相邻行多行文字
　　先使用上面的技巧选中一行文字，然后按住Ctrl键，再将鼠标移到要选择的第二行的左边等到鼠标变成向右的箭头时，单击鼠标左键即可。

　　快速选中一段文字
　　将鼠标移到要选择的段左边等到鼠标变成向右的箭头时，双击鼠标左键即可；另外，将鼠标放在该段的任一字上，三击鼠标左键即可选中该段文本。

　　多段文字的选择
　　将鼠标移到要选择的第一段左边等到鼠标变成向右的箭头时，按住鼠标左键拖动到要选择的最后一段即可。

　　快速选中整篇文件
　　选择“编辑”→“全选”；或按下Ctrl+A快捷键；或把鼠标移到文件的左边等到鼠标变成向右的箭头时，三击鼠标左键。

　　列块文本的选择
　　按住Alt键的同时，按住鼠标左键从列块的左上角拖到列块的右下角即可；先把光标置于要选择列块的左上角（右下角），然后按住Shift+Alt键不松开，在该列块的右下角（左上角）单击鼠标左键也可选择列块。

　　Word中的选择技巧
　　你可能已经知道在一个Windows文档中使用CTRL+A来全选所有文字和图片，但你很可能还不知道Word中提供有更为灵活的选择方法，打开一个Word文档，然后按F8启动这个功能，接着将光标移动到一个字符的右边或左边，现在再次按下F8键，这样就可以选中这个字符了，第三次按F8可以选中句子，第四次按F8则选中整个段落，如果你想选中整个文档，那么可以按F8五次。而且只要你一按下F8，就可以使用鼠标点击来进行任意选择啦。

　　任意形状文本块的选择
　　先选中第一部分文本，然后按住Ctrl键不松开，再使用鼠标左键拖选其余文字块即可。

　　选择相同格式文本
　　单击工具栏上的“格式”→“样式和格式”打开“样式和格式”窗口，在文件中单击一个格式与要选择的 文本相同的词；这时格式说明将出现在“样式和格式”任务窗格中的“所选文字的格式”下；在“样式和格式”任务窗格中，单击“全选”即可。

　　快速选取超长文本
　　先将插入点移到要选取的文本开始处，按下Shift键再在结束处单击，就可以快速选取超长文本。如果将插入点移到要选取的文本开始处，再同时按下Alt和Shift键后在结束选取的地方单击鼠标，就可以选择一个矩形区域的大片文本。

　　自动编写摘要
　　Word2000的自动编写摘要功能可以自动概括文档要点，生成文档摘要。创建摘要的方法是：单击“工具”菜单中的“自动编写摘要”，将弹出“自动编写摘要”对话框的“摘要类型”下面四种摘要文档顶端分别输入摘要的文字，再在“相当于原长的百分比”框中键入或选择摘要的详细程度，之后点击“确定”，摘要内容即被按选择的显示方式显示出来。

　　“文本框”的复制和粘贴
　　文本框是一种非常特殊的对象，选择、复制起来较为麻烦，但可以先选中“绘图”工具栏上的“光标”按钮，这时移动鼠标到文本框边缘时单击，此时鼠标指针会变成四字箭头，最后右击一下鼠标，选择“复制”即可把选中的文本框拷贝到Windows剪贴板中。要粘贴就简单，只要按下Ctrl+V即可。