Office超强技巧连载─编辑技巧(二)
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添加“收藏夹”功能
打开“自定义”窗口中，选择“命令”标签下的“类别”的“WEB”，在右边就能发现它了。像刚才那样按住左键，然后将它拖放到Word的菜单中。现在只要单击它，然后选择“将文件添至收藏夹”按钮，即可把正在编辑或者查看的HTML文件添加收藏夹中，以后就可以通过收藏夹来快速地访问它们了。
添加新菜单
先调出“自定义”窗口，然后在“类别”中单击“新菜单”，这时在右侧“命令”中将显示出“新菜单”。下面用鼠标选择中“新菜单”，然后将其拖到原来Word菜单中，之后，就会发现菜单中多出了一列“新菜单”。右击刚建立的“新菜单”，将鼠标移至“改名”后，在其后输入新的菜单名称。有了菜单，同样打开“自定义”窗口的“类型”窗口，并从中找到所有的Word菜单、命令和按钮，再把它们添加到的菜单下，那以后要调用这些命令时，只要用鼠标去单击菜单，再选择相应的命令即可，非常方便。
小提示
大家需要注意的是，在添加的过程中如果将不需要的菜单或是命令也添加过去了，只要将刚才的操作逆向就可以了，也就是将不要的子菜单选中然后拖回“自定义”窗口，松开鼠标即可删除那多余的命令了。
菜单、按钮快速变
如果不满意Word缺省的菜单和工具栏按钮的排列位置，可按住Alt键不放，并用鼠标把菜单项或工具栏中的工具按钮拖放到新的位置即可。
菜单命令项也能删
按下Ctrl+Alt+-（减号）组合键，这时光标将变成粗减号（按“Esc”键可以取消），然后在要删除的菜单命令上单击就能将其删除。用这个方法也可以删除“文件”菜单中打开过的文件记录。
找回菜单中丢失的命令项
如果误删了菜单中的命令项，可以执行“工具”→“自定义”，选择“命令”选项卡，从“类别”列表中选择丢失的命令所在的菜单，从“命令”列表中选择丢失的命令，然后将命令拖放到菜单栏合适的位置即可恢复。
还我一个自定义工具栏
在安装完“金山词霸2002”体验版和“金山快译2002”体验版后，打开Word发现自定义的工具栏上多出了“金山词霸”快捷按钮和“金山快译”工具栏。但有时通过自定义法去除它们后，重新启动Word，仍可以见到它们的身影。这时可以打开“注册表编辑器”找到[HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOfficeWordAddins]，并把其下的WordAddIn.KSWordAddIn.1和PWOffices. PowerWord.1两个主键删除掉。重新启动系统， 再运行Word，再选择一下“重新设置工具栏”，自己定义的工具栏就又出现在面前了。
Word中神奇的组合功能
如果想在Word中将文档中的一组图标移到其它位置，而这些图标间的位置不发生变动？创建组就能办到。在绘图工具栏中，点击小箭头，然后拖一个框，将所有要移动的对象都选择进去，接着在菜单中选择“组合”，现在你可以将这些对象作为一个整体来任意拖动了。
“工具栏”和“格式栏”分开
缺省情况下，屏幕上Word“标准”工具栏和“格式"工具栏共享同一行。如果把“常用”工具栏和“格式”工具栏分开，其具体操作是：单击菜单“工具”中“自定义”，选择“选项”标签，然后取消选定“‘常用’工具栏和‘格式’工具栏并排显示”复选框（√消失）即可。
修改按钮的技巧
按照上述方法加入工具栏的“自动滚动”、“NextWindows”等按钮没有图标，放在工具栏中的文字不仅难看而且占地方。为此可用以下方法修改：单击“工具”→“自定义”打开对话框，然后在上述某个按钮上单击鼠标右键，将快捷菜单“命名”后面的文字删除，输入一个不容易看到的字符（如点号“.”）。打开快捷菜单中的“更改按钮图标”子菜单，在系统提供的42个图标中选一个，将原来的文字图标换掉即可。如果你对Word工具栏的图标不满意，也可以按照这种方法进行修改。
加个工作菜单
如果某些Word文档需要经常使用，可以将它们放入“工作”菜单操作。具体做法是：首先先给Word增加一个“工作”菜单，请单击“工具”→“自定义”，打开“自定义”对话框。选中“命令”选项卡“类别”下的“内置菜单”，再到“命令”下找到“工作”，将它拖到Word2000菜单栏。
将文档加入“工作”菜单的方法是：先将文档打开，再单击“工作”→“添至‘工作’菜单”。重复上述操作，即可将所有经常打开的文档放入“工作”菜单。以后只需运行Word，单击“工作”菜单中的名称就可以打开文件，省却了查找的麻烦。“工作”菜单中不需要的文档可用以下方法删除：按Ctrl＋Alt＋－（减号）键，光标会变成一个粗“减号”。打开“工作”菜单后，用粗“减号”单击需要删除的文档（其实是它的快捷方式）即可。
文件打开技巧
单击Word工具栏中的“打开”按钮，将“打开”对话框中的文件选中。单击“打开”下拉按钮，即可看到一个打开方式菜单。其中“打开”是默认的文件打开方式，和你直接单击“打开”按钮效果相同。若选择其中的“以只读方式打开”，则对文件所做的任何修改，只能以“另存为”方式保存，不能直接修改并保存原文件。选中某个文件并“以副本方式打开”，则系统会在原文件所在目录“克隆”出一个副本。例如，以副本方式打开了My Documents文件夹中的“任免命令”，则My Documents文件夹会出现一个名为“任免命令（2）的新文件”。如果你在“打开”对话框中选中了“Web页”或URL，则菜单中的“用浏览器打开”有效，选择该命令可用浏览器打开Web页或拨号连接到某个Web站点。
预览文件的技巧
预览可以帮助用户了解文件内容，以便打开自己想要的文件。Word 2000“打开”对话框预览文件的方法是：选中要查看预览的文件。选中“视图”菜单中的“预览”，则被选中的文件的内容可在右窗格中显示，如Word 2000文档可以看到它的正文、BMP等图片可以看到缩略图。如果被选中的文件无法预览，则会在预览窗格中给出“无法预览”的提示。
保存文件的技巧
Word提供了保存全部文件的功能，使用方法是：按住Shift键打开“文件”菜单，其中会出现一个“全部保存”（不按Shift 键则没有），单击它将保存所有打开的文档和模板。如果某个打开的文档从未保存过，则会弹出“另存为”对话框，供用户输入文件名后保存。
不过，为了防止因断电等原因丢失文档的可能，并将损失减少到最低限度，我们可以设置Word 2000自动保存文档。方法是：单击“工具”菜单中的“选项”，打开“保存”选项卡。选中“自动保存时间间隔”项，在“分钟”框中输入保存时间。时间越短Word 2000保存文档越频繁，但一旦问题发生后能恢复的信息就越多。
此外，Word还可以自动备份文档。备份的方法是：单击“文件”菜单中的“另存为”。单击“工具”按钮，选择“常规选项”，选中对话框中的“保留备份”项，“确定”后“保存”。
扩展名自定义技巧
Word文档默认的扩展名为.doc，如果你想使用指定的扩展名，可以使用以下技巧：打开“另存为”对话框，将文件名用引号引起来（如“报告.jm”）后“保存”，Word就会接受你输入的文件名报告.jm，不再添加另外的扩展名。
显示书签
Word文件在默认状态下是不会显示文件中的书签，如果想显示书签，可通过如下操作来达到，打开“工具”→“选项”→“视图”，选中“书签”前的复选框中后，按“确定”退出。此后文件中即会显示书签了。
更改默认保存目录
Word文件的默认保存目录是C:My Documents，有二种方法可改变这个路径：一、打开“工具/选项/文件位置”，在文件类型栏内，选择“文件”，按“更改”按钮，在“更改位置”对话框中选定文件夹后，按“确定”退出。二、直接在桌面用右键单击"我的文件"，选择属性，然后在目标位置中输入新的文件夹位置。
Word的文件批注功能
选择“视图”→“工具栏”→“审阅”，打开“审阅”工具栏，先在文中选择要标示批注的文字，然后单击“插入批注”，此时，会在屏幕下方打开一个批注窗口，在此窗口中输入批注文字。需要注意的是，Word利用不同的色彩来记录每个修订者的批注。
把Word文件转为幻灯片
Office本身就具有十分方便的各种环境间文件转换的方法，只要启动PowerPoint，单击“文件”→“打开”，在打开文件的对话框中把文件类型设置为“所有文件”，然后选择已经编辑好的Word文件，单击“确定”即可实现不同文件格式的自动转换。
巧用Word中“版本”功能
某些重要文件需要进行长期和反复的修改，那“另存为”保存为多个文件，将不便管理。这时，可以选择“文件”→“版本”，并选中“关闭时自动保存版本”复选框，以后保存文件时，Word会一一记录对文件编辑的所有保存的版本，以便以后使用时方便查找。只要用鼠标选中相应的版本，以前的文件又出现了。
一次保存多个文件
只要在要保存文件时按下Shift键就可以发现，原来的“保存”已经变成了“全部保存”了，此时单击这个命令相当于保存所有文件，即一次性将所有打开的文件进行存盘。
合并Word文件加强合作
在使用Word制作文件时，经常要与别人合作，一般情况下，都是把别人的文件拷贝过来打印，这虽然方便，但不利于文件管理。其实你可以单击“插入”→“文件”，在弹出的窗口中选择“Word文件”，再找到同事的文件，单击“插入”按钮，怎么样，同事的文件是不是已经历历在目了。而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化！
使用追踪修订功能
使用者在修改文件前，打开工具——修订——突出显示修订，在对话框中勾选"编辑时标记修订"。这样便会在文件阅读修改完后，轻松地区分出不同修订者所做的修改，因为不同修订者的修改是使用不同色彩来进行标记的。
快速新建文件
在Word中，我们可以通过按下Ctrl+N键快速以Word默认模板新建一个文件。如果我们想使用其他的模板文 件，可以选择文件→新建命令，这时Word会弹出模板选择框供我们选择。
快速打开文件
一般人打开文件时都是单击工具栏上的“打开”图标，然后从对话框中选择文件，再单击“打开”按钮来打开。其实，要快速打开文件，只要按下Ctrl+N键，然后从文件列表中双击欲打开的文件即可。
同时打开多个文件
有时要处理多个文件，如果一个一个地打开就太麻烦了。不过，如果你在Word的打开对话框中按下Ctrl或Shift键选择多个文件，再单击打开钮即可同时打开多个文件了。
查看最新文件
时间一长，处理文件多了，我们就搞不清楚一个文件夹下的文件哪一个是最新的了。大家可以在打开对话框中循环按下Alt+6键或者直接单击查看工具钮，选择“详细资料”或者排列图标“按日期”即可看到最新和最旧的文件了。
快速打开最新4个编辑文件
要快速打开最新4个编辑的文件，请按下Alt+F键，然后再按下1、2、3或4即可。如果你想打开更多的文件，那请使用“工具”→“选项”→“常规”→“列出最近使用文件数”选项，把它设置得更多。不过可惜的是，最多只能够打开9个。
不打开文件给文件命名
我们一般给文件重新命名都是在资源管理器中或通过另存为命令来实现的。不过，当你按下Ctrl+O命令打开打开文件对话框时，选中一个文件，再按下F2键，即可重新命名。重新命名完成后按下回车键确认，按下Esc退出打开文件对话框。
循环选择打开文件
想不通过窗口下的命令来切换已经打开的多个文件吗？很简单，循环按Ctrl+F6即可在所有打开的文件中轮回切换，相当方便。
打开保存文件对话框技巧
我们使用Word时都得与打开和保存文件对话框打交道。掌握一些使用技巧是很有帮助的。
Alt+1 回到上一个文件夹
Alt+2 回到当前文件夹的上一级文件夹
Alt+3 从网络上搜索文件
Alt+4 删除当前选中文件
Alt+5 在当前文件夹下新建一个子文件夹
Alt+6 循环改变文件显示模式，如预览、详细资料、属性、列表等
Alt+7 显示工具菜单，如查找、删除、重命名、打印、添至“收藏夹”、 映射网络驱动器
快速另存文件
想给当前文件重新命名，另存为一个文件吗？不用单击文件下的另存为命令，只要按下F12键即可，一键搞定！
改变默认存储文件夹
默认情况下，Word将会把文件保存在C:My Documents（Windows 9x、Windows Me中）或C:Documents and SettingsAdministratorMy Documents（Windows 2000NT、XP中）。不过，这个默认存储文件夹是可以更改的。单击“工具”→“选项”，然后在“文件位置”标签中选择“更改”钮重新指定一个文件夹即可。
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