[上海]高级文秘的职业技能和实务

【培训日期】2007年7月21日-22日

【培训地点】上海

【培训对象】企业中层行政管理干部和文秘工作人员，包括办公室主任、行政部经理、董事长秘书、总经理秘书、行政助理、行政主管、文员

【课程背景】

    对高级文秘来说，没有受到过系统训练，将无法从战略性全方位角度认知秘书与助理的工作；在所从事的工作中感觉缺乏理论支持；工作中总是被动行事，不能主动掌握工作节奏；想给公司节省费用，但却不知从何处下手，如何节省；行使对外界社会的管理职能时没有感觉到有很多事物的“黑洞”……
     诸如以上的问题，都是每个文秘人员所面对与困惑的，如何把握正确方向从而迅速提升自身职业素养，成了我们必须面对与解决的课题。

【课程收益】

　●掌握高级行政文秘所具备的基本技能、技巧
　●善于处理工作中的难点，掌握待人接物的技巧，实现有效的时间管理
　●实现现代文秘工作和档案管理工作的规范衔接
　●善于上传下达，掌握有效沟通的技巧
　●学习掌握规范的商务写作技巧，提高公文写作水平
　●学习掌握会议的组织思路及高效率的组织方法
　●掌握基本的商务活动礼仪，使您适应日常商务场合的礼仪要求
　●掌握拜访客户的必备礼节，从细微之处体现您对他人的尊重
　●了解接待客户的礼仪细节，让您的每一位客人宾至如归

【课程大纲】

一、企业行政文秘职业特性与素质要求
　●文秘人员的职业价值和作用
　●案例：通用韦尔奇的秘书岗位的评价
　●企业文秘工作的基本特征
　●文秘人员的职责与主要工作内容
　●案例：文秘人员的职位说明书样板
　●文秘人员的自我角色定位
　●优秀文秘人员的胜任素质
　●案例：她作茧自缚发展机会毁于一旦
　●案例：“一字之错”
　●案例：一口痰“吐掉”一项合作
　●文秘的职业发展前景与实现路径
　●案例：这个文秘是如何晋升为董事长办公室主任的

二、公文写作与处理实务
　●案例：一个刚上任的办公室助理的公文遭遇
　●公文分类
　●公文的结构
　●秘书文字支持应达到的要求
　●案例：资深秘书谈写作基本功养成
　●公文写作基本要领
　●13种常用公文模版
　●常用公函
　●请示与报告、批复的写作与范例
　●SMART原则与SWOT方法
　●计划撰写注意事项

三、会务组织与管理
　●会务分类－组织思路
　●组织阶段：会前准备、会中协助、会后整理
　●组织方法
　●例会的组织
　●大型会议、展会的组织
　●如何担任会议主持人
　●如何当好会议秘书
　●案例：某公司例会展开方式的变迁
　●全景案例：某公司年度大型庆典活动策划始末
　●案例：大型会议及活动策划案
　●如何避免陷于会议忙碌之中

四、文件资料管理与运用
　●文档分类标准
　●档案管理的原则
　●文档的索引
　●电子文档的保管
　●名片系统管理
　●印章的管理
　●案例：档案员文件管理酿大错
　●案例：有“人情味”的印章
　●研讨：如何利用档案为公司业务服务

五、信息档案管理
　●信息管理基本流程
　●信息的收集整理
　●信息的传递
　●信息的储存与保密
　●保密意识与保密规则
　●秘书的基本职业道德

六、人际沟通与工作协调技巧
　●沟通对于秘书的意义
　●秘书常用沟通方式之比较
　●秘书人员的沟通技巧
　●案例：如何听懂老板的“没有说出来的意思”
　●秘书让领导刮目相看、获得信任
　●如何与你的上司协调而不帮倒忙
　●秘书人员如何与各种上司相处
　●问题：我的上级调走了怎么办
　●案例：领导让我难为情，我该怎么办
　●案例：如何与同事或下级相处
　●案例：有人在你面前抱怨你的领导该怎么办
　●讨论：秘书应当如何发挥自身优势起好协调作用

七、办公室5S及办公用品管理
　●整理、整顿、清扫、清洁、修养   
　●文件处理流程化
　●办公用品申购、领用             
　●维护各类办公设备的正常使用
　●建立固定资产台帐，确定责任人

八、时间管理及工作统筹技巧
　●时间管理的误区        
　●时间管理的原则
　1）目标管理与80/20法则 
　2）缓急轻重的优先管理 
　3）个人时间与领导工作时间计划与安排
　4）与别人的时间取得协作
　●秘书时间管理小窍门    
　●宾客接待与电话处理 
　●自我情绪控制与压力管理
　●自我组织管理

九、访客接待
　●接待客人流程  
　●接待重要客户的注意事项  
　●来访电话对策
　●案例分析一、二、三

十、如何成为上司得力助手
　●优秀秘书的核心竞争力       
　●知己知彼：分析上司的特点
　●如何对待不同类型的上司     
　●站在下级的位置上思考上级的事
　●与上级相处三大注意事项     
　●上司的行程安排

十一、商务礼仪与职业形象塑造
　●新世纪个人形象塑造
　1）着装的TPO原则       
　2）女士着装的要点   
　3）男士着装的规范
　●基本社交礼仪
　1）见面介绍的礼仪            
　2）问候的礼仪       
　3）名片的使用
　4）日常商务活动中的礼仪规范  
　5）与工作有关的文体活动中的礼仪规范
　●商务宴请礼仪
　1）中餐礼仪   
　2）西餐礼仪   
　3）自助餐礼仪 
　4）餐饮礼仪禁忌
　●仪容、仪表礼仪与仪态
  1）形象的社会心理学基础
  2）仪容礼仪规范
  3）化妆的礼仪
  4）站、坐、行的礼仪规范
  5）恰当的肢体语言
　●电话礼仪
　1）接听电话的基本原则 
　2）接听电话的七项注意 
　3）拨打电话的八大要点
　●办公室礼仪
  1）创设整洁的办公环境
  2）适度的音量
  3）尊重他人的空间 
  4）与异性同事交往

【讲师简介】

    李老师，深圳管理咨询行业协会成员，深圳外商投资协会讲师、香港光华管理学院客座教授，十多年从事企业管理与咨询工作的经验，在德隆集团、深高速、深南招商集团等大型集团公司及管理顾问公司历任市场经理、行政总监、培训总监等职位。对沟通技巧、客户服务、行政统筹、企业文化等方面具有良好培训与辅导经验；具有深厚的理论知识与丰富的实践操作能力，注重对企业实际问题的分析和解决、讲求实效性和适用性。
    培训特色：以互动、情景式培训见长，注重受训人员的感悟及参与，通过各种实际案例及管理游戏等方式充分调动参训人员的培训热情。
    李老师曾培训或咨询过的企业有中国电信、青岛中化集团、中石油、桑菲通讯、华侨城集团、奥林巴斯、金碟软件（中国）有限公司、厦门航空、苏州三星电子、广东移动通信、蛇口南顺面粉、深南招商集团、深高速、深圳中汽租赁有限公司、深圳恒波通讯、深圳华展国际、三洋机电等。

【会务报名】

  1．培训费用：1800元/人（含材料费、午餐、讲义等）
  2．报名电话：010-51294009，010-88438913，010-88439689
  3．值班手机：13910898108，杨老师；传真：010-88451256
  4．报名方式：电话登记-->填写报名表-->发出培训确认函
  5．网　　址：www.71training.com （每月举办各类公开课约百余门，欢迎查询）